Businesscase van de digital workplace - Mixit
Businesscase van de digital workplace
door Remco Bakker | 7-5-2015 | Digital Workplace |
“We moeten nog een businesscase opstellen, zodat de projectboard akkoord kan geven." Herkenbaar? In veel organisaties is een overzicht van kosten en baten een vast onderdeel van de projectmethode (vaak Prince2). Een verplicht nummertje dat weinig mensen echt serieus nemen. Ben je op zoek naar een sjabloon, tips en cijfers om te kopiëren en te plakken? Bespaar je de moeite en stop met lezen. Wat kun je wel verwachten?
- Ik wil je in dit artikel uitdagen een businesscase van de digital workplace te maken die kraakhelder maakt waarom het project of het programma belangrijk is en wanneer het succesvol is.
- Ik geef een aantal voorbeelden van mogelijke doelen en cijfers uit de praktijk. Ter inspiratie en om een indicatie te geven van de potentie van de digital workplace.
- Ik geef enkele tips, zodat je voortvarend van start kunt gaan.
1. Het waarom van de digital workplace
De uitdaging van de digital workplace: van kosten naar investering
De digital workplace is een logische verzameling van digitale tools (zoals een portal, business apps en mobiele apps) die mensen ondersteunt in hun dagelijks werk en met elkaar verbindt, zodat de organisatie binnen waar kan maken wat ze buiten belooft.
Deze definitie betekent dat zowel de business als communicatie, HR en ICT stakeholders zijn. Communicatie gaat over het intranet, HR over eHRM, ICT over mobiele devices en apps en de business is waar het allemaal om moet draaien. De uitdaging is alle stakeholders op één lijn te krijgen en te werken aan het gezamenlijk belang: binnen waarmaken wat je buiten belooft. De digital workplace is dan geen kostenpost, maar een investering die rendeert. Dit kun je alleen als iedereen overtuigd is van de winst die te behalen is en snapt waarom de digital workplace belangrijk is.
De businesscase is pas geslaagd als het expliciet maakt waarom het project belangrijk is en wanneer het succesvol is
Succes begint met een gedeelde visie en heldere doelen. Succes begint met het goed snappen van het waarom van het project: “Start with why". Zo creëer je een gezamenlijke koers en een kompas om tijdens het project steeds weer op te varen.
Ik vind dit de belangrijkste rol van een businesscase: beschrijven waarom het project belangrijk is en wanneer het een succes is. De businesscase dwingt je de doelen expliciet te maken en te delen. Pas dan kunnen alle stakeholders zich erdoor laten leiden.
Helaas is in veel organisaties “provide and pray" het adagium bij het ontwikkelen van digitale tools, oftewel: op hoop van zegen. Natuurlijk is er nagedacht over het project, zijn gebruikers betrokken en lag er iets van een businesscase. Maar toch blijven de resultaten achter bij de verwachtingen. Het probleem: vooraf is niet helder gedefinieerd wanneer het project een succes is en welk probleem je wilde oplossen? Mislukking gegarandeerd. Volgens Gartner leidt “provide and pray" tot een faalpercentage van 90 procent! Het uitgangspunt moet niet zijn een migratie naar Office 365 of Google Apps, de ontwikkeling van een mobiele app voor medewerkers, een nieuw intranet of een piot met Yammer. Heldere doelen moeten het uitgangspunt zijn.
“People mostly fall down, because they didn’t know what the problem was."Dave Gray, auteur van The Connected Company, op het Congres Intranet 2015.
2. De toegevoegde waarde van de digital workplace en enkele cijfers
De toegevoegde waarde van de digital workplace: productiviteit
Een enorm potentieel ligt in de toename van de productiviteit. McKinsey becijferde de potentiële winst voor een kenniswerker op 20 tot 25 procent. Dit betekent een productiviteitswinst van acht tot tien uur per week!
Let wel: dit is het potentieel. Dat ga je natuurlijk (?) nooit halen. Maar stel dat je 15 procent kunt realiseren? Dat is 14,5 minuten per medewerker per dag. Met 500 medewerkers en zeg voor het gemak even EUR 60.000,- aan kosten per medewerker is dat een productiviteitswinst van EUR 904.500,- per jaar!
Waar zit de winst: organisatie, mensen, innovatie of resultaat?
Maar waar zit die productiviteitswinst? En welke andere waarde kan de digital workplace creëren? Het model van concurrerende waarden van Robert Quinn biedt een mooie kapstok om de doelen van de digital workplace aan op te hangen. Het model bestaat uit twee assen:
- Horizontaal: intern versus extern gericht
- Verticaal: gericht op flexibiliteit of beheersbaarheid
In de vier kwadranten ontstaan dan de onderwerpen: organisatie, mensen, innovatie en resultaat. In de figuur hieronder staat een overzicht met mogelijke doelen van de digital workplace of onderdelen van de digital workplace.
Ter illustratie van deze doelen en de potentie hieronder nogmaals het assenkruis, maar nu met cijfers uit de praktijk. Je kunt deze cijfers gebruiken om je businesscase te onderbouwen, maar let op: niet domweg kopiëren, want jouw organisatie is altijd anders. Kijk goed naar wat realistisch is.
Bron: Jive/McKinsey: Jive Business Value, winter 2013; Dion Hinchcliff, Social Business by Design.
3. Tips bij het schrijven van de businesscase
Tot slot, voordat je aan de slag gaat, nog een paar tips voor het schrijven van een businesscase.
Richt je op outcome, niet op output
Output is het directe resultaat dat je ziet. Outcome is het uiteindelijke effect van die resultaten. Laat ik het toelichten met een voorbeeld. Stel: je wilt een managementblog introduceren om medewerkers meer te betrekken bij de koers van de organisatie.
- Output: het aantal medewerkers dat de blogposts bekijkt.
- Outcome: de beoordeling van medewerkers (van “helemaal niet mee eens" tot “helemaal mee eens") op de stelling: Ik voel me betrokken bij de koers van de organisatie.
De outcome is waar het uiteindelijk over gaat. Maar we focussen ons vaak op het directe resultaat. Dat is zo lekker concreet en direct, terwijl de outcome indirect en vaak moeilijk te meten is.
Een groot gevaar van het meten van de output is dat je stuurt op de verkeerde doelen. Terug naar het voorbeeld: Het aantal medewerkers dat de blogposts bekijkt kun je eenvoudig vergroten door de blog automatisch te openen als je je webbrowser start. Maar als de blogposts zelf niet transparant en authentiek zijn, draagt het blog nog altijd niets bij aan de betrokkenheid van medewerkers. Oftewel: de impact van meer kijkers is nul.
Omdat outcome een indirect resultaat is, zul je zowel kwantitatieve als kwalitatieve doelstellingen in je businesscase moeten opnemen.
Keep it simple: schrijf de businesscase van de digital workplace op een bierviltje
Een businesscase van tien A4-tjes leest niemand. Laat staan dat het je leidraad is voor het project. Schrijf het op een of enkele bierviltjes en dwing jezelf om het kort te houden.
Sluit aan op bestaande strategie en vergroot je draagvlak
Sluit ook slim aan bij bestaande strategische plannen om het draagvlak te vergroten. Uiteraard de organisatiestrategie, maar denk ook aan de communicatie-, HR-, IT- en innovatiestrategie. Bedenk voor je aan de slag gaat:
- Wie zijn de stakeholders?
- Wat houdt ze het meeste bezig?
- Welke resultaten streven ze na?
- Hoe kunnen we daaraan bijdragen?
Houdt jezelf niet voor de gek
Rapporten met interessante cijfers waar je uit kunt plukken zijn er genoeg, dus een businesscase met meer baten dan lasten krijg je altijd wel rond. Stop met cherry-picking! Wees eerlijk naar jezelf en naar de organisatie. Maak een businesscase die richting geeft gedurende het project. Met meetbare doelstellingen om het resultaat te meten, zodat je het in de volgende stap (nog) beter kunt doen. Meten zonder te leren is zinloos.
Focus, focus, focus
Ik hoop dat je echt gaat sturen op de doelstellingen. Gedurende het project komen tal van ideeën, nieuwe wensen en nieuwe belangen naar voren. Bedenk steeds weer met elkaar wat het uiteindelijke doel is. Een goede businesscase, die de doelen expliciet maakt, helpt je gedurende het project enorm om de juiste keuzes te maken en deze te verantwoorden.
Meer lezen?
Voor dit artikel heb ik de volgende bronnen gebruikt:
The Digital Renaissance of Work, Paul Miller & Elizabeth Marsh
Social business by design, Dion Hinchcliff & Peter Kim
The Social Organization, Anthony J. Bradley & Mark P. McDonald
Jive Business Value, winter 2013, Jive/McKinsey.
Intranet metrics are the intranet strategy you can count, Chris Tubb
How to measure the success of your internal social network, Dennis Agusi
Neem contact op
Remco Bakker
Digital Workplace Strategy Consultant
+31 6 1588 0242
remco.bakker@mixit.nl
Zoek
Wil je de nieuwsbrief?
Mixit
Wil je meer weten?
Wil je de nieuwsbrief?
Mixit
Hofplein 20
3032 AC Rotterdam
+31 (0)10 519 2660
Source: www.mixit.nl