6 Gmail tips, tricks, and hacks to help you master your email
6 Gmail-tips, trucs en hacks om u te helpen uw e-mail onder de knie te krijgen
Door Nicole Gallucci24 februari 2018Heeft u ooit per e-mail een e-mail verzonden naar iemand die u als concept voor de rest van de tijd wilde opslaan? Of heb je een vriend hoorbaar laten happen bij het zien van duizenden ongelezen e-mailmeldingen op je telefoon? Misschien heb je helemaal geen opslagruimte meer op je schijf en betaal je echt geld voor meer. Als dat zo is, ben je niet de enige, maar je hebt wel een aantal belangrijke Gmail- richtlijnen nodig.
De eerste stap naar het beheersen van je Gmail-account is toegeven dat je er niet zo goed in bent. Je bent hier aan het lezen, dus je hebt dat al gedaan. Goed. De tweede stap is het bestuderen van deze handige lijst met Gmail-tips, -trucs en -hacks die ik speciaal voor jou heb uitgevoerd. Gemakkelijk.
ZIE OOK: Vind je de slimme reacties van Gmail leuk? Nu kunt u ze toevoegen aan andere berichten-apps
Deze zes tips zullen u de ins en outs van inboxen leren, berichten ongedaan maken, uw account aanpassen, op de hoogte blijven van de laatste updates en meer. Je wordt een showdown van Gmail om het meeste uit je account te halen voordat je het weet.
1. Bespaar wat kostbare ruimte
Er zijn twee soorten mensen op deze wereld: mensen met nul niet gelezen berichten in hun inbox en die met duizenden.
Als je lid bent van de laatste groep, werkt dat misschien voor jou, of misschien ben je gewoon de controle over je inbox kwijt en ben je nu bijna op slaap gevallen 's nachts, alleen maar biddend dat dit een makkelijke manier is om ruimte vrij te maken in je Gmail-account bestond.
Oké, laten we niet dramatisch worden. Decluttering die rommel lijkt misschien onmogelijk, maar het is te doen. We beloven.
Zoeken en verwijderen
Met Gmail kunt u uw berichten specifiek filteren om ze te lokaliseren en te verwijderen op afzender, bestandsgrootte, bijlagen, YouTube-video's of andere links. Typ eenvoudig een opdracht in de zoekbalk gevolgd door de trefwoorden waarnaar u op zoek bent (bijvoorbeeld: "from: mashable") en Gmail zal alle verwante e-mails die u kunt bekijken en mogelijk verwijdert, lokaliseren.
Om te beginnen zou je kunnen overwegen om grotere MP3- of videobestanden te zoeken om te verwijderen - maar zelfs als je geen specifieke informatie in gedachten hebt, maak je zeker gebruik van de operator voor het zoeken naar bestandsgroottes. U kunt 'groter: 3m' typen om bestanden te zoeken van meer dan 3 MB enzovoort. Je kunt ook berichten wissen op datumbereik. Als u 'ouder_ dan: 5j' typt, worden alle berichten ouder dan vijf jaar geleden weergegeven. Deze kunt u vervolgens in één keer in de prullenbak selecteren en doen alsof ze nooit hebben bestaan. Perfect.
Als handmatige zoekoperators niet jouw ding zijn, is er altijd het geavanceerdere drop-downzoekmenu.
Je vindt de volledige lijst met zoekoperators van Gmail hier , samen met zoekmethoden die misschien niet eens in je opkomen.
2. Schakel 'Verzenden ongedaan maken' in en adem een zucht van verlichting uit
De mogelijk levensreddende "Undo Send" -functie van Gmail werd in 2015 geïntroduceerd, dus je hebt waarschijnlijk al gehoord, maar als je niet zeker weet hoe je het inschakelt, is het helaas nutteloos voor je.
Klik hiervoor in de rechterbovenhoek van uw Gmail-account op de instellingenknop. Selecteer "Instellingen" in het vervolgkeuzemenu en vink het vakje "Ongedaan maken Verzenden inschakelen" aan. U krijgt dan de mogelijkheid om een verzendingsperiode van 5, 10, 20 of 30 seconden in te stellen.
Kies vanzelfsprekend 30 seconden, weet u, omdat niet iedereen zich altijd realiseert dat ze een vreselijke fout RECHTS hebben gemaakt. (Waarom bestaat er een optie van vijf seconden?)
3. Organiseer uw inbox voor maximale efficiëntie
Bent u een e-mailverzamelaar die weigert om berichten te verwijderen? Dat is goed, maar als je duizenden e-mails wilt bewaren, wil je ze misschien organiseren om de dingen minder hectisch te maken. Labels en categorieën zijn uw vrienden, maar ze hebben elk verschillende doelen. Dit is de deal:
labels:
Labels zijn soort als mappen, maar het goede ding is dat je kunt meerdere labels toevoegen aan een enkele e-mail. Als u nieuwe labels wilt kiezen of maken, opent u een e-mail en klikt u op het labeltabblad naast de optie 'Meer' boven het bericht.
Na selectie verschijnen de labels naast het onderwerp van de e-mail. Als u hierop klikt, ziet u alle berichten met hetzelfde label.
Zodra nieuwe labels zijn gemaakt, worden deze weergegeven in de menulijst aan de linkerkant van uw account, waar u ze kunt bewerken en een kleurcode kunt geven voor extra aanpassingen.
Categorieën:
Als u uw e-mails wilt scheiden voordat u Gmail opent, profiteer dan van de tabbladen van de inbox. Deze zullen uw e-mails sorteren op basis van het onderwerp "Sociaal" of "Promoties", dus niet elk bericht verschijnt op de startpagina.
Om inboxcategorieën in te schakelen, ga naar Instellingen> Inbox en selecteer "Standaard" inboxtype. Vervolgens kun je kiezen welke categorieën je wilt gebruiken, maar houd er rekening mee dat je minder dan 250.000 e-mails in je inbox moet hebben om te kunnen werken.
4. Personaliseer je account
Terwijl je uren naar je werk op Gmail staart, zou je nooit willen dat het je persoonlijkheid beter zou weerspiegelen ? E-mail is zo saai, dus neem voor de liefde van je vermoeide, gespannen ogen even de tijd om flair en kleur toe te voegen aan je account.
⭐ Alle sterren ⭐
In de e-mailwereld betekent een gele ster in het algemeen dat een bericht belangrijk is, maar door alle sterren en symbolen te gebruiken die Gmail aanbiedt, kunt u de vormen gebruiken om e-mails in groepen te ordenen.
Als u wilt kiezen welke sterren u tot uw beschikking heeft, gaat u naar het gedeelte Sterren op het tabblad Instellingen. U kunt ervoor kiezen om één, vier of alle twaalf symbolen te gebruiken. (Vergeet niet om je instellingen aan te passen onderaan de pagina.)
Met een e-mail in de hoofdrol wordt het gemarkeerd en opgenomen in het label 'Met ster', maar door verschillende gekleurde sterren in te schakelen, wordt het nog eenvoudiger om specifieke zoekopdrachten uit te voeren. Als u bijvoorbeeld e-mails met paarse sterren zoekt, typt u 'has: purple-star' in de zoekbalk en voila.
Om toegang te krijgen tot de verschillende gekleurde symbolen, klikt u gewoon op de gele ster totdat u de gewenste bent.
Aangepaste thema's
Iedereen die ooit een themafeest heeft meegemaakt, weet dat thema's geweldig zijn, en in dit geval hebben ze de kracht om een anders saai maar zeer noodzakelijk communicatiemiddel om te zetten in een rustig, aangenaam ding om naar te kijken. Om een thema te kiezen, kunt u bladeren door enkele van de mooie opties onder de vervolgkeuzetoestellen (eilanduitstap, knapperige bladeren, lichtblauw, enz.) Of uw eigen foto uploaden om nog persoonlijker te worden.
5. Reclaim je tijd
Niemand wil zijn dag doorbrengen met het navigeren door Gmail, dus hier volgen een aantal tijdbesparende tips waarmee je terug kunt gaan naar Twitter, Facebook en werk, denk ik, eerder.
Stuur gepersonaliseerde massa-e-mails
Heeft niemand de tijd gekregen om exact dezelfde e-mail voor meerdere mensen persoonlijk te personaliseren ... tot nu toe. Dankzij een handige Chrome-extensie met de naam Afdruk samenvoegen voor Gmail kunt u gepersonaliseerde e-mails in één keer naar een grote groep ontvangers verzenden.
Nadat u de add-on hebt gedownload, maakt u eenvoudig een spreadsheet in Google Drive en gaat u naar Add-ons> Afdruk samenvoegen en planner> Samenvoegsjabloon maken om de spreadsheet samen te voegen. Als u ontvangers wilt toevoegen die worden geïmporteerd uit uw Google-contacten, voert u de informatie handmatig in.
Lees hier meer over het gebruik van Afdruk samenvoegen .
Plan e-mails zoals een goochelaar
Een ander groot voordeel van Mail Merge is dat het een ingebouwde planner heeft die u kunt gebruiken om e-mails op latere datums of tijden te verzenden.
Boemerang voor Gmailis een andere dienst waarmee u e-mails van tevoren kunt laten verzenden, en vooral als u een begin wilt maken met werken of gewoon wilt zorgen dat u niet vergeet om iets te verzenden. Je kunt zelf herinneringen instellen om berichten op te volgen, iets waar iedereen baat bij zou kunnen hebben.
Leer die zoete, zoete toetsenbordsneltoetsen
Sneltoetsen hebben het potentieel om je Gmail-leven te veranderen, maar voordat je ze onder de knie hebt, moet je ervoor zorgen dat ze allemaal zijn ingeschakeld door naar Instellingen> Sneltoetsen> Aan te gaan.
Zodra dat is voltooid, heb je toegang tot tientallen nuttige toetscombinaties die het opmaken van tekst, chatten, navigeren in je account, deelnemen aan Hangouts en nog veel meer een fluitje van een cent zullen maken.
Google heeft een complete lijst met sneltoetsen , maar u kunt ook een "? " Typen wanneer Gmail is geopend om een nieuwe lijst weer te geven.
6. Blijf op de hoogte van Gmail-nieuws
Gmail is altijd aan het verbeteren en veranderen, dus een van de beste manieren om bij te blijven is om nieuwe functies te testen terwijl ze nog in de bèta zijn.
U bent mogelijk niet op de hoogte van Gmail Labs, waarmee u precies dat kunt doen. Het is de hub voor alle dingen in de experimentele fase, die af en toe permanente delen van het frankeersysteem kunnen worden. U kunt allerlei leuke functies uitproberen en inschakelen door naar het tabblad Labs te gaan in Instellingen. Raak gewoon niet te gehecht, omdat ze uiteindelijk kunnen verdwijnen.
En als je echt bang bent om Gmail FOMO te gebruiken, kun je het officiële blog van Gmail volgen voor het laatste nieuws en updates. (Overweeg ook om je laptop te sluiten en rond te hangen met vrienden van IRL omdat Gmail FOMO geen ~ ding zou moeten zijn ~).
