Hoe u uw snelheid in Excel onder de 30 dagen 3x kunt verhogen

De bedrijfswereld draait op Excel. Ik kan geen enkel bedrijf bedenken dat het niet gebruikt. Sterker nog, ik kan geen enkele persoon in mijn bedrijf bedenken die het in zekere mate niet gebruikt. Als u in groei, marketing of analyses werkt, gebruikt u deze waarschijnlijk elke dag.

Helaas is de kans groot dat je echt slecht bent in excel.

En door te zuigen, bedoel ik dat je langzaam bent. Natuurlijk kun je je werk waarschijnlijk gedaan krijgen, maar je verspilt waarschijnlijk tijd, het maakt me niet uit hoeveel keer je op LinkedIn voor MS Office bent goedgekeurd. Maar tenzij je een investeringsbankier bent, en vooral als je de muis in Excel gebruikt , ga ik erover dat je waardevolle tijd verspilt vanwege je Excel-suckage.

Excel-vaardigheid draait om snelkoppelingen. Geloof het of niet, er is een kortere weg voor bijna elk ding dat je ooit in Excel zult moeten doen, en door deze te gebruiken, kun je gemakkelijk je snelheid verdrievoudigen. Denk daar eens over na - als u slechts 6 uur per week in Excel doorbrengt en uw snelheid verdrievoudigt, heeft u zichzelf 4 uur per week bespaard. Wat ga je doen met al die tijd gespaard?

Hoe ik zo slecht ben geworden in Excel

Ik zoog altijd naar Excel. Sterker nog, ik zuig op de meeste dingen die vinger-oogcoördinatie vereisen - tafelvoetbal, mario-kar, plicht. Maar als Excel een spel was waarin mensen elkaar graag uitdaagden, domineerde ik de meeste mensen die ik ken.

Toen ik begon bij Capital One moest ik heel wat data-analyse en modellering doen, waarvan de meeste in Excel voorkwamen. We hadden altijd strakke deadlines, dus ik was altijd op zoek naar manieren om mijn efficiëntie te verbeteren.

Ik wist van mijn bankiervrienden dat het mogelijk was om razendsnel te worden met Excel, dus ik vroeg het hen. Blijkt dat ze allemaal 3-weekse trainingslessen hadden die hen alle sneltoetsen leerden. We hadden zo'n klas niet en ik had zeker geen drie weken om van start te gaan om vaardigheden te leren. Dus ik heb een methode bedacht om mijn snelheid te verhogen zonder mijn werkstroom te onderbreken. Dit is wat voor mij werkte. Volg mee, en voor je het weet ben je razendsnel in Excel.

Stap 1 - Installeer het trainen van de straatmacro's

Excel heeft een hoop ingebouwde snelkoppelingen, maar helaas ontbreekt het een ton waar onze gebruikers naar verlangen.

Gelukkig heeft Training the Street ons deze fantastische plug-in gegeven die Excel veel krachtiger maakt. Sommige van mijn favorieten zijn:

• Automatisch aanvullen naar beneden / rechts - snelkoppeling voor iets wat ik meerdere keren per dag doe
• Snelkoppelingen opmaken - helpt u uw werkmappen overzichtelijk te houden

Zodra u het hebt geïnstalleerd, bent u klaar om aan de slag te gaan.

Stap 2 - Print je spiekbriefjes uit en plak ze op de muur

Nu u uw snelkoppelingsmogelijkheden hebt uitgebreid, moet u twee spiekbriefjes afdrukken:

1. De spiekbrief die is opgenomen in de Training the Street-macro's die u eerder hebt geïnstalleerd
2. Het juiste cheat-blad van Wall Street Prep hier gevonden

Kun je een digitale kopie bewaren? Nee! Print ze uit en leg ze boven uw bureau. De reden waarom je dit moet doen, zal in de volgende stap duidelijk worden.

Stap 3 - Leer terwijl je gaat, en waag het niet om die muis aan te raken !!!

Tussen de twee spiekbriefjes die u hebt afgedrukt, zou u 95% van alles wat u ooit in Excel zou moeten doen kunnen doen ... zonder de muis te gebruiken. Maar hoe moet je jezelf trainen om dit te doen? Gelukkig is het vrij eenvoudig.

Stop eerst met het gebruik van je muis. Stop het gewoon. Het kan in eerste instantie ongemakkelijk aanvoelen en kan je zelfs tijdelijk vertragen. Maar weersta de drang. De muis is de duivel.

Nu ... wanneer je iets tegenkomt dat je moet doen, heb je geen kortere weg voor ... kijk naar je spiekbriefje en vind de kortere weg.

Het kan 3-5 keer duren voordat je de snelkoppeling onthoudt, en nog eens 5 keer voordat het de tweede natuur wordt. Zodra je een snelkoppeling hebt gemaakt zonder op te zoeken op je spiekbriefje, markeer je dit. Dit is niet alleen je badge van prestatie, maar het zal je ook helpen om de resterende snelkoppelingen veel sneller te vinden. Voordat je het weet, zullen ze een tweede natuur voor je zijn.

Stap 4 - Vul de lege plekken in

Ik heb gezegd dat deze spiekbriefjes zorgen voor ongeveer 95% van je Excel-behoeften. Hoe zit het met de andere 5%? Moet je de muis gebruiken?

Echt niet!

U ziet dat alles in Excel kan worden gedaan met behulp van het toetsenbord. En er zijn een paar onbekende Excel-edelstenen die je veel helpen.

1 - Vind uw eigen snelkoppelingen

Voor alles wat u wilt doen, kunt u waarschijnlijk Google een snelkoppeling. Maar je kunt het zelf ook vrij gemakkelijk vinden.

De meeste opdrachten beginnen met het raken van "alt". Als je op "alt" klikt, geeft Excel je de toetsen om te slaan om je gewenste actie te voltooien (zie hieronder)

Als u zich ooit in een menu bevindt waar u een onderstreping ziet onder een van de opties, is dat de sneltoets die u gebruikt om toegang te krijgen. Stel dat u zich in het onderstaande menu bevindt en dat u de horizontale uitlijning wilt wijzigen. "H" is de sneltoets.

2 - Besturing + 1

Voor alle opmaakbehoeften kun je op besturingselement + 1 drukken (hetzelfde scherm als hierboven) en een modaal openen met elke opmaakoptie. U kunt dan de methode gebruiken die ik in de vorige stap heb genoemd om er naartoe te navigeren.

Ik moet bijvoorbeeld cellen minstens een dozijn keer per dag samenvoegen. Controle + 1 + alt + m + enter doet de truc.

3 - De macro-recorder

Macro's zijn functies die een of ander proces in Excel automatiseren. Stel dat u een actie in meerdere stappen uitvoert die u regelmatig in Excel wilt uitvoeren. Een macro is in wezen een code waarmee u dit kunt herhalen door op een knop te klikken of op een sneltoets te drukken.

Ze zijn geschreven in een programmeertaal genaamd VBA. Boeken zijn geschreven op VBA, maar gelukkig hoef je ze voor de meeste dingen niet te lezen. Allemaal dankzij de macro-recorder.

Alt + t + m + r is de snelkoppeling voor de macro-recorder en neemt in feite een actie op die u handmatig uitvoert.

U kunt het vervolgens opslaan als een sneltoets. Om ervoor te zorgen dat u een andere snelkoppeling niet opheft, houdt u "shift" ingedrukt voordat u uw snelkoppeling kiest.

Er zijn twee opties voor de macrorecorder: absolute referentie en relatieve referentie. Wat is het verschil?

Laten we zeggen dat ik veel tijd besteed aan het roze kleuren van cellen. Ik zit momenteel op cel A4. Ik druk op "alt + t + m + r" om te beginnen met het opnemen van mijn macro, vul cel A4 in met de roze kleur en klik op opslaan. Als ik 'absolute referentie' had gebruikt, zou ik op cel B8 op een ander blad kunnen staan ​​en diezelfde cel A4 markeren. Als ik echter een relatieve verwijzing gebruik, wordt de huidige cel gemarkeerd.

Wanneer u een snelkoppeling voor uw macro's kiest, houdt u altijd de Shift-toets ingedrukt voordat u het doet. Dit voorkomt dat u andere ingebouwde snelkoppelingen overschrijft.

Bonus tips!

1. Gebruik een pc voor succes: ik haat vrijwel alles van pc's. De UX wordt slechter met elke release, ze bevriezen, ze liggen achter, en als je erover nadenkt om een ​​pornosite te bekijken, krijgen ze een virus. Ik heb absoluut een hekel aan pc's voor zo ongeveer alles ... behalve Excel. Mac Excel is echt slecht - het mist snelkoppelingen en bevriest rond 20.000 rijen. Hoewel het schakelen tussen Mac en pc vervelend is, kun je gewoon veel meer gedaan krijgen op een pc in Excel.
2. Een consistent opmaakschema behouden: door uw opmaak consistent te houden, kunt u georganiseerd blijven en fouten voorkomen. Het maakt het ook gemakkelijker om terug te komen naar projecten waar je al een tijdje niet aan hebt gewerkt, en maakt het delen van documenten met anderen gemakkelijker. Het is het equivalent van commentaarcode (gebruik ook de opmerkingfunctie (besturingselement + ~). Hier is een voorbeeld van wat ik bedoel:
   1. Berekende cellen: zwart
   2. Ingangen die moeten worden geschakeld: blauw, geelbruin gemarkeerd
   3. Ingangen die zijn geplakt: blauw
   4. Links naar andere bladen: groen
3. Plak de databasecode in uw spreadsheets: dit is een andere truc die ik bij Capital One heb opgehaald en die mij heel veel tijd heeft bespaard. Als u vaak SQL-databases raadpleegt, kan het handig zijn om uw actuele query's in uw Excel-werkmap te plakken. Ten eerste helpt het u georganiseerd te blijven en kunt u eenvoudig spreadsheets bijwerken en delen met teamgenoten. Bovendien, met meer complexe query's, kan het sneller zijn om de query's in Excel te bouwen met de functie = concatenate ().

Daar ga je. Binnen 30 dagen of minder bent u een Excel-expert. Wat te doen met al die tijd gespaard?