Oude bestanden proberen te vinden, is alsof je je eigen gedachten probeert te lezen. Waar zou ik die foto's uit Australië hebben bewaard?!? denk je, voordat je een frustrerend half uur besteedt aan het doorzoeken van mappen en mappen met diverse afbeeldingen. Wat zou ik dat rapport hebben genoemd dat ik in augustus 2012 schreef?!?

Tags (of labels in sommige apps) kunnen deze irritante en tijdrovende mentale oefeningen elimineren. Met een paar tags kunt u bestanden direct categoriseren en labelen voor probleemloze zoekopdrachten onderweg en vervolgens kunt u al deze bestanden gemakkelijk terugvinden, ongeacht waar u ze opslaat. Als u bijvoorbeeld al uw vakantiefoto's 'Australië', 'vakantie', 'reizen' en '2015' heeft getagd, kunt u ze vinden door een of alle van deze termen in uw foto-app te selecteren .

Laten we eens kijken waarom taggen zo handig is en hoe u uw eigen tag-systeem kunt instellen. Daarna gaan we dieper in op het gebruik van tags voor uw e-mails, foto's, notities en bestanden en een blik werpen op de voordelen van het gebruik van tags naast mappen.

---

• Intro to Tagging
• Best practices labelen
• Hoe e-mails te taggen
• Hoe foto's te taggen
• Hoe notities te taggen
• Hoe bestanden te taggen
• Hoe mappen te taggen
• Zet Tags om in acties

---

Intro to Tagging

Tags zijn trefwoorden die u toewijst aan bestanden. Zie ze als kenmerken van een persoon: net zoals je iemand zou omschrijven als 'groot', 'grappig', 'brunette', enzovoort, zou je een bestand 'belangrijk', 'belastinginformatie', een tag geven voor de lol, "of" werk. "

Maar waarom tags gebruiken, wanneer je gewoon mappen zou kunnen gebruiken?

Een bestand kan maar in één map tegelijk zijn, maar het kan een onbeperkt aantal tags bevatten. Stel dat u een projectplanning voor een herhaalcliënt hebt gemaakt en dat u het in de specifieke projectmap en in de hoofdmap van de client wilt opslaan. Met mappen zou je één map moeten kiezen (of het bestand dupliceren, wat problemen zou kunnen veroorzaken). Tags zijn daarentegen perfect voor het toevoegen van categoriegegevens zoals deze, omdat u zoveel tags kunt toevoegen als u wilt aan een bestand. U zou het schema kunnen labelen met zowel de projectnaam als de naam van de klant en het bestand vervolgens opslaan in de map van het project.

Tags zijn ook veel flexibeler dan mappen. Stel je voor dat je een foto hebt gedownload, maar je hebt geen tijd om deze te categoriseren. U kunt het snel taggen als 'ongecategoriseerd' of 'Inbox'. Als je dan tijd hebt, kun je al je foto's met die tag tevoorschijn halen en ze correct labelen. Als je de foto in een map "Uncategorized" had opgeslagen , zou je het moeizame proces moeten doorlopen om het te vinden en te verplaatsen.

Tags zijn de eenvoudigste manier om gegevens aan bestanden toe te voegen en ze te ordenen zonder eindeloos veel mappen. Ze zijn misschien wel uw meest flexibele hulpmiddel voor het organiseren van uw bestanden.

Gerelateerd : Mappen zijn echter nog steeds essentieel. Hier leest u hoe u uw bestanden en mappen het best kunt organiseren.

Best practices labelen

Natuurlijk kan de flexibiliteit en onbeperkte aard van tags gevaarlijk zijn. Het is gemakkelijk om vijftien extra minuten te spenderen door elke keer dat je een nieuw bestand opslaat heel veel tags toe te voegen, en het is ook eenvoudig om zoveel verschillende tags te maken dat je volledig vergeet welke je hebt gebruikt.

Breng een codesysteem tot stand

Gelukkig kun je deze problemen voorkomen door een systeem op te zetten. Je eerste stap: vind je high-level tags. Dit soort tags verdelen uw inhoud in de meest algemene categorieën die mogelijk zijn, meestal per type. Een boekwinkel creëert bijvoorbeeld aparte ruimtes voor boeken, afhankelijk van hun genre: mysterie, romantiek, historische fictie, enzovoort. Als u een labelsysteem voor uw spreadsheets maakt, zijn uw algemene tags mogelijk 'budget', 'planning', 'schatting', 'factuur' en 'Gantt-diagrammen'. Of, als u een systeem voor documenten maakt, kunt u tags toevoegen voor 'rapporten', 'blogposts', 'brieven', enzovoort.

Als datums de neiging hebben om belangrijk te zijn voor uw werk, moet u ook tags maken voor de maand, het jaar of het kwartaal (afhankelijk van wat het meest logisch is).

Overweeg ten slotte tags te maken voor de status van uw bestanden. Ik tag (of label) mijn e-mails als 'Antwoord', 'Gereed', 'In behandeling' en 'Negeren', bijvoorbeeld. Door mijn inbox in deze categorieën te kunnen sorteren, blijf ik op de hoogte.

Maak uw tags consistent

Streef naar consistentie met uw tags. Gebruikt u bijvoorbeeld enkelvoud of meervoud ("rapport" versus "rapporten"?) Welk woordtype gebruikt u: zelfstandige naamwoorden, bijvoeglijke naamwoorden, werkwoorden of een combinatie van de drie? Ga je tags kapitaliseren of laat ze kleine letters achter? Zal je symbolen en personages opnemen? Hoe meer uw systeem is gestandaardiseerd, hoe eenvoudiger het zal zijn om bestanden te vinden.

Houd als vuistregel uw tags op twee woorden of minder. Als u merkt dat u die limiet overschrijdt, kan het zinvoller zijn om twee afzonderlijke tags te maken, bijvoorbeeld, in plaats van iets als 'Q1-kostenoverzicht' te labelen, kunt u het labelen als 'Q1' en 'onkostenrapport'.

Zodra u met 10-plus-tags bent gekomen, is het een goed idee om een ​​hoofdlijst te maken. Ik gebruik een Evernote-notitie om al mijn tags bij te houden. Deze lijst helpt mijn geheugen op gang te krijgen als ik ooit een tag zou vergeten; plus, ik kan er periodiek overheen kijken om tags te vinden en te verwijderen die ik niet nodig had.

---

Nu je een labelsysteem hebt, laten we het aan het werk brengen. Hier leest u hoe u uw e-mail , foto's , notities en bestanden met tags kunt organiseren .

Tag uw e-mailberichten

We ontvangen elke dag veel e-mail, eigenlijk te veel. In 2016 wordt van de gemiddelde persoon verwacht dat hij ongeveer 215 e-mails per dag verzendt en ontvangt . Met zoveel berichten in en uit je inbox, kan het snel organiseren van tags met berichten het verschil maken tussen orde en chaos.

Gmail heeft bij het begin van de introductie in 2004 tags voor e-mail geïntroduceerd en vandaag is het nog steeds de leider in het taggen van e-mails. Hier leest u hoe u de tagtools gebruikt om uw berichten te sorteren.

Inbox by Gmail (web, iOS, Android)

Als je een Gmail-gebruiker bent die nog niet is geconverteerd naar de nieuwe Inbox- app van Gmail , kan de labelsfunctie je ervan overtuigen om de knoop door te hakken. Inbox wordt geleverd met verschillende ingebouwde labels voor 'Reizen', 'Aankopen', 'Sociaal', enzovoort. E-mails worden automatisch gelabeld op basis van hun inhoud. Als u bijvoorbeeld een bericht van American Airlines ontvangt waarin uw aankomende vlucht naar Boston wordt bevestigd, past Inbox het label 'Reis' toe.

Om uw inbox gemakkelijker te doorzoeken, zijn e-mails met hetzelfde label bij elkaar gebundeld. Met een enkele klik kunt u de bundel "Reizen" openen en alle reisgerelateerde berichten bekijken die u onlangs hebt ontvangen.

Als je het meeste geld wilt verdienen, zet dan je eigen labels op. Laten we zeggen dat u een 'freelance'-label wilt maken: open een relevante e-mail, klik op het pictogram' Meer ', kies' Nieuw maken 'en typ' Freelance 'en druk op' Opslaan '.

Nu is het tijd om aangepaste regels voor uw label in te stellen. Zoek het label 'Freelance' in de zijbalk van het linkermenu, klik op het tandwielpictogram en kies 'Automatisch berichten toevoegen'. U kunt ervoor kiezen om het label 'Freelance' op alle e-mails met een specifieke onderwerpregel te plaatsen, inclusief of exclusief specifieke woorden, of van of aan een specifieke persoon of personen. U kunt ook uitzonderingen maken, zoals 'Label alle e-mails naar melanie@zapier.com als' Freelance ', behalve degene die' factuur 'of betaling bevatten.' "

Prijs: gratis

Gmail (web, iOS, Android)

Met de oorspronkelijke Gmail- app kun je ook labels maken, hoewel je elke e-mail handmatig moet taggen of iets meer tijd moet nemen om filters te maken om ze toe te voegen. U kunt de optie Labels vinden door op het tandwielpictogram te klikken, 'Instellingen' te kiezen en naar het tabblad 'Labels' te gaan.

Blader naar beneden en selecteer 'Nieuw label maken'. Je kunt kiezen wanneer het label wordt weergegeven in je labellijst en inbox. Als je meer dan vijf labels hebt, raad ik aan de functie 'toon als ongelezen' te gebruiken, zodat ze alleen worden weergegeven als je ongeopende e-mails hebt.

Met Gmail kun je ook kleurcodelabels gebruiken om ze in een oogopslag te identificeren. Zoek uw label in de zijbalk, klik op de kleine pijl omlaag naast de naam en kies 'Labelkleur'. U kunt kiezen uit reeds bestaande kleuren of zelfs uw eigen kleuren maken.

Prijs: gratis

Tip: Leer hoe u het meeste uit Gmail-labels kunt halen en deze automatisch kunt toevoegen aan e-mails met filters in de Gmail-gids van Zapier .

Tag je foto's

Het vinden van een specifieke foto kan voor altijd duren. Eerst moet je onthouden waar je het op je computer hebt opgeslagen. Vervolgens moet je door duizenden foto's graven voordat je degene hebt gevonden waarnaar je op zoek was. Tenzij u elke foto een naam geeft, kunt u de titel van een foto niet op dezelfde manier opzoeken als u in de naam van een spreadsheet of presentatie typt, dus handmatig door uw archieven kammen is meestal uw beste optie.

Tags maken het vinden van foto's veel sneller. Label elk met zijn locatie, onderwerp, datum en de mensen erin en je hebt vier verschillende manieren om het te vinden. Door je eigen tags te maken krijg je nog meer opties.

U vindt tags in geavanceerde hulpmiddelen voor fotobeheer, zoals Lightroom, maar hier zijn enkele eenvoudigere apps om uw fotobibliotheek te ordenen.

Pixa (Mac)

Ik ben dol op de voordelen van tagging op de lange termijn, maar haat het hoe lang het duurt? Pixa is misschien een goede oplossing. Deze app voor fotobeheer tagt uw afbeeldingen automatisch op kleur, grootte en type en voegt ook informatie over hun extensies, metagegevens en (als u ze van internet heeft gedownload) originele URL's toe. Voeg snel twee of drie van je eigen tags toe en je bent klaar.

Pixa's zoekopdracht maakt het vinden van gelabelde afbeeldingen eenvoudig. Typ #tag of #t gevolgd door de relevante tags en het toont u elke foto met die unieke combinatie. Dus als je #t blue #t nature hebt doorzocht , krijg je een lijst met alle blauwe natuurfoto's. Als u "+" invoegt , kunt u "of" zoeken maken, dus #t blue + #t nature zou blauwe afbeeldingen of natuurfoto's retourneren. U kunt ook tags uitsluiten van uw zoekopdrachten door een minteken te gebruiken; bijvoorbeeld, - # t blue #t nature zou elk natuurbeeld dat niet blauw is afronden .

Prijs: $ 30

Pixave (Mac)

Wanneer u meerdere foto's opslaat, wilt u waarschijnlijk een of meer tags toepassen op alle foto's. Als u bijvoorbeeld 30 foto's van uw laatste familiereünie importeert, tagt u alle 30 foto's met 'familiereünie', de locatie en de datum. Pixave maakt het eenvoudig om meerdere tags tegelijk aan meerdere afbeeldingen toe te voegen. Met slepen en neerzetten kunt u eenvoudig de relevante tags markeren en deze op de overeenkomende afbeeldingen plaatsen.

Wanneer u afbeeldingen exporteert, slaat de app hun tags op als sleutelwoorden in hun metagegevens. Dat betekent dat u niet door het harde werk van het opnieuw labelen van afbeeldingen hoeft te gaan als u ze eenmaal naar een ander platform hebt verplaatst.

Prijs: $ 14,99

JetPhoto (Mac, pc)

JetPhoto is misschien niet de meest aantrekkelijke tool, maar de tagging-functies zijn niets om naar te niezen. De app organiseert afbeeldingen op basis van metadata, locatie, tijd, uw notities en trefwoorden. U moet uw notities en zoekwoorden handmatig invoeren, maar de eerste drie tags worden automatisch toegepast.

Vindt u dat u steeds dezelfde tags gebruikt? Maak gebruik van de favoriete sleutelwoordenfunctie van de app, waarmee u uw meestgebruikte zoekwoorden kunt toevoegen met een enkele klik.

Prijs: gratis, $ 25 voor Pro

Google Foto's (web, iOS, Android)

Technisch gezien is Google Foto's de tool voor het coderen van tags. Het is niet mogelijk om tags toe te voegen binnen de app - het dichtst bij u is labels aan de gezichten van mensen toevoegen (bijv. "Daniel" of "Aja").

Maar Google Foto's heeft zo'n krachtige zoekopdracht, je zult het gevoel hebben dat je al tags aan elke foto hebt toegevoegd. Het maakt gebruik van de AI van Google om objecten in uw foto's te identificeren, zodat u kunt zoeken naar 'watermeloen' of 'watersporten' en foto's kunt vinden die beide in seconden bevatten.

Het is magisch - en als de zoekopdracht van elke app zo goed werkte, had je bijna geen tags meer nodig.

Prijs: gratis

Tip: de nieuwste versie van Apple Photos bevat vergelijkbare functies, waarmee locaties en algemene objecten in de foto's op uw iPhone, iPad en Mac worden geïdentificeerd.

Tag uw aantekeningen

U maakt waarschijnlijk de hele dag aantekeningen: 's morgens, wanneer u denkt aan een willekeurig idee; in de metro, wanneer je een vraag noteert; aan je bureau, wanneer je je doelen noteert voor de volgende dag, enzovoort. Het is nuttig om je verschillende gedachten op te nemen, maar alleen als je ze later opnieuw kunt vinden.

Tags geven je de kracht om een ​​enorm web van onderling verbonden ideeën te organiseren, waarbij het opslaan van notities in individuele notitieblokken het gewoon niet zal verminderen. Hier leest u hoe u uw notities met tags organiseert.

Evernote (web, Mac, pc, iOS, Android)

Deze notebook-app wil uw digitale geheugen zijn, met alles van eenvoudige checklists en gedetailleerde checklists tot afbeeldingen, pdf's, documenten en meer. Natuurlijk, hoe meer inhoud je verzamelt, hoe belangrijker tags worden.

Evernote maakt het toevoegen van tags een makkie. Als u de web-extensie van de app gebruikt, kunt u bestanden labelen terwijl u ze opslaat. Om een ​​huidige notitie te labelen, klikt u op het kleine "tag" -pictogram naast de naam van zijn notitieblok.

Het is ook gemakkelijk om uw notities per tag door te bladeren. Klik in de zijbalk aan de linkerkant op 'Tags'. Je ziet al je tags alfabetisch gerangschikt. Als u ze wilt laten sorteren op populariteit, kiest u 'Aantekening tellen' boven aan de pagina.

Met Evernote kun je ook geneste tags maken, iets dat je normaal gesproken niet vindt met tags in andere apps. Bijvoorbeeld, student en ondernemer Thomas Honeyman creëerde een bovenliggende tag voor "projecten" met drie kind tags: de "artistieke projecten," "Business projecten," en "School projecten".

Als u uw eigen taghiërarchie wilt maken, opent u de pagina 'Tags' en sleept u vervolgens de subtabel naar de hoofdtag.

Tags worden standaard alfabetisch weergegeven. Als u wilt dat bijvoorbeeld 'Werktaak' vóór 'Supermarktlijst' wordt weergegeven, gebruikt u een hashtag, punt of symbool. De tags met niet-alfanumerieke symbolen worden als laatste weergegeven.

Prijs: gratis Basisplan voor standaardfuncties en tot 60 MB uploads per maand; vanaf $ 3,99 / maand Plusplan voor offline notebooktoegang en tot 1 GB uploads per maand

Voor een diepere blik op Evernote-functies en prijsplannen, bekijk onze Evernote-recensie.×

Zie Evernote-integraties op Zapier

Lees meer over Evernote met onze verzameling van 30 Evernote Tips en Tricks .

Google Drive (web, iOS, Android)

Als je een grote Google Documenten-, Spreadsheets- of Formulieren-gebruiker bent, heb ik slecht nieuws: geen van de Google Apps laat je tags toevoegen. Er zijn echter enkele oplossingen.

Elk bestand in uw Google Drive heeft een optionele beschrijving onderaan het tabblad 'Details'. Google zal de beschrijving van een bestand doorzoeken wanneer u naar bestanden zoekt, zodat u dit veld kunt gebruiken als verzamelpunt voor uw tags. Om u een idee te geven, typt u 'blogpost, januari 2015, Zapier, productiviteit' in het veld met beschrijvingen. Als u vervolgens dat document later opnieuw wilt vinden, zoekt u naar een of alle zoekwoorden. Er is geen tekenlimiet voor beschrijvingen, dus in theorie kunt u zoveel 'tags' toevoegen als u wilt.

U kunt een bestand ook in meerdere mappen opslaan. Deze optie is niet zo flexibel of efficiënt als het geven van één bestand meerdere tags, maar het zal de slag gaan. Open eerst uw Google Drive, selecteer een bestand, en druk op Shift + Z . Er verschijnt een doos. Kies waar je het bestand wilt toevoegen en klik op 'Hier toevoegen'.

Merk op dat je het bestand niet naar een aparte map hebt gekopieerd - je hebt het gewoon een andere plek gegeven om te 'leven'. Als u bijvoorbeeld het Google Sheet 'New Hire Onboarding Checklist' heeft toegevoegd aan zowel de map 'HR-documenten' als de map 'Checklists', kunt u toegang krijgen tot het bestand door een van beide mappen te openen. Het is als het toevoegen van twee tags: 'HR-documenten' en 'Checklists'. Als u het originele bestand bewerkt, wordt het overal bijgewerkt.

Prijs: gratis

Bekijk onze Google Drive-beoordeling voor een diepere kijk op Google Drive-functies en tariefplannen .×

Zie Google Drive-integraties op Zapier

Workflowy (Web, iOS, Android)

Bent u op zoek naar een manier om specifieke secties van uw aantekeningen te taggen in plaats van het hele document? Workflowy, een eenvoudige app om notities te maken, laat je precies dat doen. De doorzoekbare hashtags maken het gemakkelijk om elk gerelateerd fragment van uw werk op te halen.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je elke sectie wilt vinden die je hebt getagd als 'doel'. Typ '#goal' en Workflowy vindt elke regel van uw aantekeningen waarin u die hashtag hebt opgenomen. Je kunt ook hashtags doorzoeken door erop te klikken.

Omdat Workflowy geen hoofdlijst met tags bevat waarnaar u kunt verwijzen, raden de makers u aan er maar een paar te gebruiken. U kunt ook een lopende lijst met uw tags ergens in uw notitieblok bewaren en een hashtag "#tags" gebruiken om het gemakkelijk vindbaar te maken!

Prijs: gratis, $ 4,99 / maand voor onbeperkte lijsten

Tag uw bestanden

Als u veel bestanden op uw computer bewaart (in plaats van in de cloud), is het een goed idee om een ​​tagging-systeem op uw computer in te stellen. En in de nieuwste versies van MacOS en Windows is het eenvoudig om tags aan bijna alles toe te voegen.

Mac

Dankzij de tagging-functie van MacOS kun je elk bestand in slechts drie stappen op je Mac vinden. Stap één: druk op opdracht + spatie om Spotlight te openen. Stap twee: voer uw tag (of tags) in. Stap drie: bekijk de resultaten om het juiste bestand te vinden.

Maar voordat u een meester van de snelle zoekopdracht kunt worden, moet u uw bestanden daadwerkelijk coderen. Het is eenvoudig om tags toe te voegen tijdens het opslaan van een bestand: kies gewoon de relevante in het vervolgkeuzemenu onder de bestandsnaam of typ een nieuwe tag om deze aan de lijst toe te voegen.

Als u een bestand wilt labelen dat al is opgeslagen, vindt u het in uw Finder-venster, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u 'Tags'. U kunt bestaande tags toevoegen of nieuwe maken.

Standaard verschijnen de zeven ingebouwde kleurlabels in uw zijbalkmenu. U zult deze sectie echter waarschijnlijk willen aanpassen, zodat uw belangrijkste of vaak gebruikte tags worden weergegeven. Hiertoe opent u Finder, klikt u op "Voorkeuren" en selecteert u "Tags" en sleept u de tags vervolgens in de gewenste volgorde. U kunt ook de kleur van elke tag wijzigen.

Prijs: gratis

ramen

PC-gebruikers kunnen ook de kracht van tags gebruiken. Wanneer u specifieke bestandstypen opslaat (inclusief Word-documenten, Excel-spreadsheets, Powerpoints, foto's, video's en nieuwe mappen), kunt u tags toevoegen met behulp van het veld "Tags".

Wilt u een bestand labelen dat al is opgeslagen? Klik erop om de details te openen, dan zou u de optie moeten zien om nieuwe tags in te voeren onder het veld "Date created".

Voor de meerderheid van de mensen zijn deze opties voldoende. Maar als u niet-ondersteunde bestandstypen wilt taggen, zoals bestanden in platte tekst (.txt) of rich text-indeling (.rtf), upgrade dan naar een tagging-app van derden.

Prijs: gratis

De beste apps om uw bestanden te taggen

Niet tevreden met het ingebouwde bestandsbeheersysteem van je computer? Gelukkig zijn er veel apps van derden om uit te kiezen. Met deze drie opties is het eenvoudig om tags toe te voegen, te bewerken en te vinden.

TagSpaces (Web, Mac, Windows, iOS, Android, Linux)

De meesten van ons nemen een eekhoornachtige benadering van onze bestanden, waardoor we wat in Dropbox opslaan, sommige op onze computer, sommige in Google Drive, sommige in Evernote, enzovoort. Dat betekent dat het lastig is om bestanden te vinden, zelfs met tags. Tenslotte, voordat u kunt zoeken naar 'cv' en 'marketingtaken', moet u eerst onthouden waar u al uw cv's hebt opgeslagen.

Daar komt TagSpaces om de hoek kijken . Deze gratis app biedt bestandslabelen en platformen op verschillende platformen, zodat u alles op dezelfde manier kunt organiseren, ongeacht waar het is opgeslagen. Met andere woorden, als u "cv" en "marketingtaken" in TagSpaces typt, doorzoekt het elk bestand dat u ooit hebt opgeslagen om degenen met die tags te vinden.

Dat is echter niet de enige reden om TagSpaces te downloaden. Je kunt ook tagbestanden in bulk plaatsen, wat handig is als je bijvoorbeeld foto's van je hackathon downloadt of de presentaties van een conferentie. Nog beter, je kunt taggroepen maken. Om u een idee te geven, kunt u een taggroep met een verkoopteam maken met tags voor elke individuele verkoper.

Slimme tags zijn ook handig. Met deze automatische, tijdgevoelige tags kunt u snel bestanden vinden op het moment dat u ze opsloeg; Als u bijvoorbeeld een document wilde vinden dat u vanmorgen had opgeslagen, zou u zoeken met de tag "today".

Prijs: gratis

Tabbles (Windows)

Visuele denkers, wees blij: Tabbles is ontworpen met jou in gedachten. Elke tag wordt weergegeven door een kleurrijke bubbel, een 'tabble' genoemd. Als u een bestand in een tableau wilt plaatsen, sleept u het eenvoudigweg. Dat lijkt een beetje op het plaatsen van een bestand in een map, maar bestanden kunnen in één keer tot een onbeperkt aantal tabbles behoren.

Wat als je steeds dezelfde soorten bestanden in dezelfde tabbles stopt? In plaats van onnodig werk te doen, stel je markeringsregels in. U kunt definiëren in welke tabbladen nieuwe bestanden zijn ondergebracht op basis van hun naam, bestandstype, inhoud of een combinatie van het bovenstaande. Stel u bijvoorbeeld voor dat u elk Powerpoint-bestand met "winterconferentie" in zijn naam wilt opslaan op de tabbladen "Werkconfiguraties" en "Winterconferentie".

Tabbles is gratis tot 2000 bestanden. Voor $ 29 kunt u een onbeperkt aantal bestanden opslaan; plus, u kunt integreren met cloudsync-servers en uw tags delen met uw collega's.

Prijs: gratis, $ 29 voor thuisplan, $ 59 voor bedrijven, $ 129 voor zakelijk gebruik

TaggedFrog (Windows)

Als u op zoek bent naar een oplossing voor de taggingbeperkingen in Windows, is TaggedFrog een goede oplossing. Deze eenvoudige app, die wordt aangesloten op Windows File Explorer, ondersteunt alle bestandstypen.

Het is ook behoorlijk intuïtief. Tags verschijnen in een woordwolk, dus u kunt degene pakken die u wilt en deze in het bestand laten vallen.

Prijs: gratis

Gebruik tags met mappen

"Uiteindelijk concludeerden de onderzoekers dat het beste systeem bestaat uit mappen * en * -tags. Gebruik mappen als brede emmers om uw bestanden te classificeren en gebruik vervolgens tags om ze zeer vindbaar te maken."

Niet iedereen is fan van het gebruik van tags. Tiago Forte, oprichter van Forte Labs, een bedrijf voor productiviteitstrainingen, legt uit : "Als je sterk afhankelijk bent van tags, moet je elke afzonderlijke tag die je ooit hebt gebruikt en precies hoe deze is gespeld en onderstreept, perfect terugroepen."

Plus, Forte zegt dat het veel gemakkelijker is om dingen te onthouden met fysieke locaties. Daarom moet je je concentreren op het onthouden van een enkel telefoonnummer, maar je kunt je meteen herinneren waar je honderden items in huis hebt achtergelaten.

"Tags dwingen ons om op een volledig abstracte manier na te denken over onze notities", stelt hij. Mappen daarentegen laten ons onze aantekeningen "plaatsen" op een enkele fysieke locatie.

Forte heeft zeker een punt. Het kan tijdrovend zijn om elk bestand te taggen, vooral als u die tags niet meer kunt onthouden wanneer u ze nodig hebt. Als u relatief weinig werk produceert, is het gebruik van tags mogelijk niet productief.

Er is echter ook een zaak die moet worden gemaakt voor een map- en labelsysteem.

Vier onderzoekers van de Universiteit van Washington bestudeerden de vergelijkende voordelenmappen en -tags . Volgens hun onderzoek is het gemakkelijker om bestanden te vinden met labels in plaats van mappen. Bovendien kan het uitzoeken van de juiste map meer werk vergen dan het kiezen van tags, omdat je de "juiste" map moet selecteren. Omdat mappen u echter visueel uw werk laten verwijderen, voelt u zich meer georganiseerd.

Uiteindelijk concludeerden de onderzoekers dat het beste systeem bestaat uit mappen en tags. Gebruik mappen als brede buckets om uw bestanden te classificeren; gebruik dan tags om ze zeer vindbaar te maken.

En goed nieuws: we hebben een uitgebreide handleiding voor het organiseren van uw bestanden en mappen .

Zet Tags om in acties

Is de gedachte om elk bestand in uw digitale archieven door te nemen en te taggen, overweldigend? Het deed mij, dus besloot ik om opnieuw te beginnen. Elk nieuw bestand dat ik opsla word getagd, maar ik maak me geen zorgen over de oude. Ik zou deze strategie zeker aanbevelen als je al een volledige bibliotheek met bestanden hebt en niet genoeg tijd om ze allemaal te categoriseren.

Als u uw tagging naar een hoger niveau wilt tillen, maakt u een workflow die informatie die u tagt , in de ene app naar de andere verzendt met Zapier , een hulpmiddel voor app-integratie. Je kunt bijvoorbeeld automatisch berichten vanuit Gmail verzenden met een specifieke tag (label) naar een nieuwe kaart in Trello of notities maken met een specifieke tag in Evernote vanuit een van je andere favoriete apps.

Hier zijn enkele ideeën om u te helpen bij het ontwikkelen van tags in acties:

Organiseer e-mails en contacten

Bewaar getagde artikelen

Tagged berichten delen

---

Hoe gebruik je tags? Laat het ons weten in de comments hieronder!

Titelafbeelding van Metaphox via Flickr . Tags foto door Gustavo da Cunha Pimenta .

Haal het werk uit de workflow

Zapier is de gemakkelijkste manier om krachtige werkstromen met meer dan 1.000 apps te automatiseren.

Kom meer te weten