Vandaag is de dag! Je krijgt je productiviteit op orde. Je gaat eindelijk al je actielijsten vernietigen. Je gaat alles van je bord halen, en je gaat het in de juiste volgorde doen om je tijd te maximaliseren. Je gaat ook alle dingen herinneren die je nog van je lijst had.

Dus ga je zitten om wat onderzoek te doen naar de beste productiviteitsmethoden. Wat die methode ook is, je zult het DOEN. Enige ding is, iedereen blijft je hetzelfde vertellen: "Stel je workflow in."

Huh? Wat is een workflow?

Wees niet bang. Laten we een seconde nemen om de basis van wat een werkstroom is, op te splitsen en waarom u het nodig hebt. Van daaruit kunt u enkele voorbeelden bekijken en beslissen wat het beste voor u werkt:

Wat is een workflow?

Een workflow is, ahem , "de volgorde van processen waardoor een werk verloopt van initiatie tot voltooiing." Om het duidelijk te maken, het is de methode die je hebt ingesteld om je spullen te laten doen.

Uw "dingen" kunnen van alles zijn: van een wekelijkse takenlijst tot een meer diepgaand project zoals het schrijven van een boek of het opzetten van een factureringssysteem voor klanten.

In feite voert u waarschijnlijk elke dag echte workflows uit zonder het zelf te beseffen. Stel dat uw stomerijen onderweg zijn naar de voetbaltraining van uw kind, wat ook de route is die uw favoriete dessertwinkel passeert. Dus elke woensdag, als je kind voetbaltraining heeft, stop je onderweg je stomerij en behandel je iedereen op weg naar huis naar een leuke dessertuitverkoop. Deze route-tot-ervaring-optimalisatie is in wezen een workflow in de eenvoudigste vorm.

Als het gaat om de dagelijkse productiviteit, realiseer je je misschien niet eens hoeveel gemakkelijker je leven zou zijn als je een workflow had. Graven door e-mails of een stapel papieren om informatie te vinden is een verspilling van je tijd. Er is een eenvoudigere manier!

Topworkflows en voorbeelden om te weten

Eenvoudig te doseren en persoonlijke productiviteit

Dit is een van de meest fundamentele workflows in de vorm van een Trello-bord: doen, doen, klaar. Kaarten worden verplaatst over deze lijsten terwijl ze worden bewerkt.

U kunt de naam van uw lijsten wijzigen in alles wat u maar wilt. Naast To Do, Doing, Done, voegen sommige mensen lijsten toe zoals 'Lange termijn-doseringen' of 'On Hold' om initiatieven te houden waar ze niet actief aan werken, maar niet willen vergeten.

Voor een meer geavanceerde workflow voor persoonlijke productiviteit die alles op één plek plaatst, kunt u deze geweldige play-by-play-workflow bekijken, op te schrijven uit een zeer betrouwbare bron: een van Trello's eigen medeoprichters.

Scrum and Agile Methodology Workflows

Veel bedrijfsteams gebruiken een workflow-methode genaamd Agile, die in feite projecttaken structureert in korte (een of twee weken) bursts. Deze bursts worden Current Sprints genoemd. Voordat u in de sprintperiode gaat, worden alle taakkaarten in de wachtrij geplaatst in een "wachtgebied" dat de Backlog-lijst wordt genoemd.

Naarmate het project vordert, verplaatsen de kaarten zich van de achterstand naar de lijst Huidige sprints waaraan moet worden gewerkt totdat de toegewezen tijd voorbij is.

Zodra de huidige Sprint eindigt, wordt de voortgang geregistreerd en beoordeeld. Samen reflecteert het team op wat goed ging en wat verbeterd kon worden (deze oefening wordt een retrospectief genoemd ). Retrospectieve ideeën worden geïmplementeerd en dan begint het proces weer met een nieuwe sprint.

Dit is een geweldige workflow voor een groep mensen, elk met een andere reeks afzonderlijke taken, om op één doel in lijn te blijven met regelmatige mogelijkheden om in te checken en het proces soepel te laten verlopen.

Bekijk dit volledige bericht over hoe je je team kunt laten werken met Scrum en Trello.

Inkomende werkstromen beheren

Een andere populaire workflow is er een die inhoudt dat u veel frequente inkomende verzoeken bijhoudt die moeten worden uitgefilterd naar verschillende personen of worden afgehandeld in een georganiseerde volgorde.

Laten we bijvoorbeeld zeggen dat u een populaire bloemenwinkel bent en bestellingen worden binnengebracht zo snel als menselijk mogelijk is. De beste manier om dit te beheren, is door alle bestellingen op dezelfde plaats te laten komen en ze vervolgens naar de volgende plaats te brengen.

Dus of het nu gaat om e-mailverzoeken, online bestelformulieren of zelfs voicemails, ze worden allemaal automatisch een kaart op de meest linkse lijst van een Trello-bord. Vanaf daar wordt het, afhankelijk van de behoeften van de bestelling, naar een andere lijst geleid.

De Incoming Requests-workflow kan worden toegepast op allerlei gevallen van gebruik: het beheren van uw e-mailinbox, het genereren van leads, het afhandelen van vragen van managers of andere teams, of elke vorm van inkomend ticketsysteem.

Bekijk dit artikel over het automatisch verzenden van alle soorten taken naar een Trello-bord.

Overdracht Workflows

Een andere samenwerkingsworkflow is een workflow waarbij u, nadat u uw deel van het werk hebt voltooid, het volgende deel aan iemand anders toewijst. Als ze hun deel hebben gedaan, geven ze het door aan de volgende persoon, enzovoort.

Laten we dus zeggen dat u en een groep mensen werken aan de nieuwe website van het bedrijf. De eerste persoon is verantwoordelijk voor het schrijven van de tekst voor de site en geeft deze vervolgens door aan iemand anders om deze te kopiëren voor grammatica en typefouten, en die persoon stuurt deze naar een ontwerper om een ​​mockup te maken, enzovoort.

Elk van deze opdrachten kan in een andere lijst op een Trello-bord worden onderverdeeld. Dus wanneer de kaart de lijst binnenkomt waarvoor u verantwoordelijk bent, doet u wat u moet doen, voegt u commentaar toe en voegt u relevante communicatie toe en sleept u vervolgens de kaart naar de volgende stap voor de volgende persoon.

Om er zeker van te zijn dat de volgende persoon weet dat het nu aan de beurt is, kun je jezelf als lid op de kaart verwijderen en toevoegen. Wanneer u de volgende persoon aan een kaart toevoegt, ontvangen deze een melding. Je kunt ze ook een opmerking achterlaten met iets als: "Hey @ericasue, ik heb mijn bewerkingen toegevoegd. Deze kaart is helemaal klaar voor je schitterende ontwerp! ", Dus ze zijn duidelijk.

Handoff-workflows zijn geweldig voor soepel projectbeheer. Het vermindert de noodzaak om één persoon toezicht te houden op de werkstroom, terwijl verwarring wordt voorkomen of als twee mensen dezelfde taken verdubbelen. Een populaire handoff-workflow is het beheren van een redactiekalender. Lees meer daarover hier .

Hopelijk biedt deze spoedcursus een kader om na te denken over wat voor soort workflow het beste zou kunnen werken voor wat u moet doen. Oh, en onthoud: alle workflows zijn flexibel en moeten worden aangepast als uw behoeften veranderen. Het belangrijkste aspect van elke workflow is hoe effectief het u maakt. Succes!

Volgende: Hoe meerdere borden te gebruiken voor een super effectieve workflow